Los correos electrónicos de solicitud de los Clientes se convierten en Tickets
integrados en la gestión datos
integrados en la gestión datos
Convierte automáticamente los correos electrónicos de los clientes en tickets dentro del Programa
CONTEXTO operativo
CONTEXTO operativo
El 80% de su trabajo se lleva a cabo para las cadenas nacionales de tiendas, a veces incluso con 80 puntos de venta repartidos por todo el territorio italiano.
Cada día llega un promedio de 100 correos electrónicos de solicitudes, de todos los Clientes y Giuseppe, que por el momento es el único empleado que se ocupa de la planificación de los trabajos, se esfuerza solo para mantener al día los trabajos y dar una respuesta a todos los clientes.
Se ha organizado de forma manual poniendo etiquetas de colores a las distintas solicitudes y agrupándolas por Zonas. Se hace ayudar a clasificar los trabajos a realizar por los técnicos individuales que, sin embargo, están cada vez más ocupados fuera de la sede para trabajar en el campo.
La empresa ha optado por hacer trabajar en movilidad a sus técnicos con nuestra App D-TEC, informatizando toda la parte de trabajo en movilidad y han apreciado el proceso de simplificación obtenido haciendo trabajar a los técnicos directamente con sus Smartphone y Tablet, nos han llamado para estudiar una Solución también para la parte de las Solicitudes por correo.
SOLUCION DESARROLLADA por el Cloud
D-TEC para 20 Usuarios
D-TEC para 20 Usuarios
Un sistema automático que transforma los mensajes de correo electrónico que los Clientes escriben en la casilla dedicada en Ticket, abiertos visibles y filtrables directamente dentro del Gestionale D-TEC.
A través del avanzado pero sencillo sistema de búsqueda presente en la vista de lista de la sección Ticket, Giuseppe con un clic filtra las solicitudes según el Estado y el Cliente.
El automatismo que hemos integrado en su Base de Datos Cloud de D-TEC está estudiado para controlar y verificar la presencia en el registro de Clientes, del Nombre Social del Cliente por el que Giuseppe encuentra las solicitudes ya vinculadas a los Clientes y a sus sedes. Con la adición dentro de D-TEC de un campo Lista con la lista de las Zonas geográficas de los Clientes, hemos podido hacer visible también dentro del Ticket el nombre de la Zona en la que está presente la solicitud.
El programa gracias a los filtros muestra en la lista solo las solicitudes de esa zona. Se han implementado Scripts en LUA que activan correos electrónicos automatizados cuando Giuseppe asigna la solicitud a un técnico.
LO QUE EL TICKETING MAIL RESOLVIO'
SOLUCION AL PROBLEMA
SOLUCION AL PROBLEMA
- la recepción automatizada de las solicitudes
- evitar el procedimiento manual de etiquetado y agrupación
- todos en la empresa pueden leer las solicitudes aún abiertas
- envía automáticamente una notifica por correo al Cliente a la recepción de la solicitud, solicitud en curso y cierre
- 1 único programa con todo integrado y el buzón de correo electrónico sólo queda una copia de seguridad del historial
- las solicitudes que llegan en el programa D-TEC están conectadas automáticamente al Cliente con el Historial Cliente visible
VENTAJAS
VENTAJAS
-
reducción del 99% de la manualidad en los correos electrónicos
recibidos que contengan las solicitudes de asistencia e intervención
urgente
--
simplificación de la lectura de los datos relativos a la solicitud con
visualización personalizada de los campos fundamentales como Zona
Cliente, Estado Ticket y Objeto Pedido
---
reducción del 100% de las llamadas telefónicas y mensajes de
confirmación vía Whatsapp para alertar a los Clientes sobre el estado de
la solicitud y la llegada del Técnico
La solution integrada, a medida.
Pidelo para tu Empresa
Historia de Exito - Ticketing con Gestion Rubrica
Historia de Exito - Ticketing con Gestion Rubrica
Para empresas de tamano mediano con grandes divisiones de produccion y que tienen a menudo urgencias a resolver
CONTEXTO operativo
CONTEXTO operativo
Para gestionar el post venta debe relacionarse tanto con los operadores que trabajan directamente en las máquinas, como también con los responsables de producción y cada vez más también con el departamento de compras. Marco es llamado o recibe correos electrónicos de personas de diferentes departamentos, por lo que cada vez más es Marco quien debe recordar que ya ha sido contactado por esa empresa para una solicitud y verificar manualmente o incluso de memoria lo que ya se le ha pedido.
Estas dinámicas hacen perder mucho tiempo a Marco, que a menudo también tiene dificultades para evaluar correctamente las Solicitudes, por lo que buscó en Google una Aplicación Web que pudiera utilizar tanto a él como a sus Clientes, dónde escribir todo lo que se le pide con el detalle del Cliente, del Referente del Cliente que hace la Solicitud y la referencia a la máquina.
LA SOLUCION propuesta
Ha apreciado la simplicidad de las interfaces y el sistema Web Ticketing integrado que ha intentado simulando ser su Cliente.
Quedó satisfecho con la prueba y activó el Cloud anual para D-TEC para 6 Usuarios ( 5 técnicos y el administrador) pero también se puso en contacto con nosotros para solicitar una personalización en la parte web de Ticketing.
Nos contó las dinámicas de gestión que está gestionando a mano y así comprendimos que su exigencia era la de modificar los parámetros básicos del Ticketing para que todos los contactos registrados en la Libreta de Direcciones de los Clientes, puedan ver, todas las solicitudes ya cargadas por sus colegas, tanto el detalle como el estado requerido.
Marc ha confirmado la eficacia de la solución propuesta y acordado en el trabajo, hemos procedido a realizar los cambios de lado opciones y configuraciones de las tablas de tickets y a hacer una ampliación del lado servidor en el sistema de parámetros de acceso al servicio web.
Hemos añadido un nuevo campo de lista en el que Marco ha introducido los tipos de solicitud, estableciéndolo como campo obligatorio entre los otros campos de Ticket_field, por lo que cada solicitud que Marco recibe también ha asignado el tipo.
Después de 15 días la Personalización ha terminado y hemos proporcionado a Marc el Enlace al Sistema de Tickets al que deben conectarse sus Clientes para introducir sus solicitudes. Marc compartió el enlace al Web Ticketing con sus Clientes más grandes e insertó en la nueva sección de D-TEC Rubrica, todos los nombres de sus referentes, completando así la Libreta de direcciones con direcciones de correo electrónico actualizadas.
LO QUE HEMOS SOLUCIONADO CON EL TICKETING EN
LA RUBRICA DEL CLIENTE
SOLUCION AL PROBLEMA
- las personas de contacto pueden introducir las solicitudes y ver las que ya han enviado sus colegas por Cliente
- cada solicitud puede ser actualizada y ampliada por todos para el mismo Cliente
-
en la lista Ticket es posible agrupar y filtrar todas las solicitudes
recibidas por el mismo Cliente, conservando la visualización de la lista
de solicitudes individuales
VENTAJAS
VENTAJAS
- reducción del 90% de los tiempos de verificación y control de las solicitudes enviadas por colegas de otros departamentos
- se evita la duplicación de las solicitudes porque quien introduce la nueva solicitud puede ver las ya presentes
- imputación cierta del tipo de solicitud porque el cliente debe seleccionar obligatoriamente también la necesidad
Historia de Exito - Web Ticketing con Photos en la solicitud de Asistencia
Historia de Exito - Web Ticketing con Photos en la solicitud de Asistencia
Ideal para empresas que necesitan contratos de asistencias continuas y necesitan intervenciones en tempos rapidos
NECESIDADES del cliente
NECESIDADES del cliente
Hemos activado para Stefano nuestro servicio Web del Ticketing integrado en el Gestionale D-TEC, que llevaba tiempo utilizando para organizar y asignar los trabajos a sus técnicos. En el sistema Web Ticketing también hemos activado la gestión de Fotos y Archivos Adjuntos para que los Clientes puedan enviar la mayor cantidad de información y detalles sobre su problema. Los campos de los archivos adjuntos Fotos se han establecido como campos obligatorios, por lo que Esteban tiene la tranquilidad de que siempre recibirá imágenes del problema y evitará tener que acudir al cliente para una inspección.
VENTAJAS
VENTAJAS
- eliminación de errores verbales debidos a llamadas telefónicas
- trazabilidad de todas las solicitudes recibidas para no olvidar una
LO QUE D-TEC WEB TICKETING SOLUCIONO'
LO QUE D-TEC WEB TICKETING SOLUCIONO'
- Esteban recibe un correo electrónico de notificación cada vez que llega una nueva solicitud
- el Web Ticketing envía correos electrónicos automáticos al Cliente cuando la Empresa gestiona la solicitud
- la empresa evita las visitas para comprobar por sí misma el problema, pero utiliza las fotos para profundizar en el tipo de intervención a realizar
- el cliente recibe automáticamente una notificación sobre el avance de la solicitud
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