Cas d'étude - Les emails de demande des clients deviennent
Tickets intégrés dans le gestionnaire
Tickets intégrés dans le gestionnaire
Transforme les mails des clients automatiquement en Ticket dans le Logiciel de gestion
CONTEXTE OPÉRATIF
CONTEXTE OPÉRATIF
- 80% de leur travail est réalisé par des chaînes nationales de Négociants avec - 80 points de vente répartis sur tout le territoire italien
- 100 e-mails de demandes arrivent chaque jour
Giuseppe, qui est actuellement le seul responsable de la planification des travaux, a du mal à garder les travaux à jour et à donner un retour à tous les clients.
Il s’est organisé manuellement en mettant des étiquettes colorées aux différentes demandes et en les regroupant par Zones. On fait aider à trier les travaux à faire par les différents Techniciens qui cependant sont de plus en plus souvent engagés hors siège à travailler sur le terrain.
L’entreprise a choisi de faire travailler ses techniciens en mobilité avec notre App D-TEC, en informatisant toute la partie de travail en mobilité et ils ont apprécié le processus de simplification obtenu en faisant travailler les techniciens directement avec leurs Smartphones et Tablettes, nous ont appelés pour étudier une Solution pour la partie des Demandes par e-mail.
SOLUTION DÉVELOPPÉE pour le Cloud
D-TEC pour 20 Utilisateurs
SOLUTION DÉVELOPPÉE pour le Cloud
D-TEC pour 20 Utilisateurs
Un système automatique qui transforme les messages électroniques que les Clients écrivent à la boîte dédiée en Tickets, ouverts visualisables et filtrables directement dans le Logiciel D-TEC.
Grâce au système de recherche évolué mais simple présent sur la vue à liste de la section Ticket, Giuseppe filtre les demandes en un clic en fonction de l’Etat et du Client.
L’automatisme que nous avons intégré dans leur Base de Données Cloud de D-TEC est conçu pour contrôler et vérifier la présence dans l’état civil des Clients, du Nom social du Client pour lequel Giuseppe trouve les demandes déjà liées aux Clients et à leurs sièges. En ajoutant à l’intérieur de D-TEC un champ Liste avec la liste des Zones géographiques des Clients, nous avons pu rendre visible aussi à l’intérieur du Ticket le nom de la Zone sur laquelle la demande est présente.
Le programme grâce aux filtres affiche uniquement les demandes de cette zone dans la liste. Des scripts ont été implémentés dans LUA qui déclenchent des emails automatisés lorsque Giuseppe assigne la demande à un technicien.
QU'EST-CE QUE LE MAIL TICKETING A RESOLU
SOLUTION PROBLEM - SOLVER
SOLUTION PROBLEM - SOLVER
- Réception automatisée des demandes
- éviter la procédure manuelle d’étiquetage et de regroupement
- tout le monde dans l’entreprise peut lire les demandes encore ouvertes
- envoie automatiquement un e-mail au Client à la prise en charge de la demande, demande en cours et clôture
- 1 seul programme avec tout intégré et la boîte e-mail ne reste qu’une copie de sauvegarde de l’historique
- les demandes qui arrivent dans le Logiciel D-TEC sont automatiquement liées au Client avec l’Historique Client visible
AVANTAGES
AVANTAGES
- réduction de 99% de la manualité sur les emails reçus contenant les demandes d’assistance et d’intervention urgente
-
simplification de la lecture des données relatives à la demande avec
affichage personnalisé des champs fondamentaux tels que Zone Client,
Statut des tickets et Objet de la demande
- réduction de 100% des
appels téléphoniques et des messages de confirmation via Whatsapp pour
informer les Clients de l’état de la demande et de l’arrivée du
Technicien
La solution integrée sur mesure. Demande le pour ton business
Cas de Succes - Ticketing avec Gestion des Contacts
Pour des moyens entreprises avec divisions commerciaux et avecs des urgences à resoudre
CONTEXTE Operationnel
CONTEXTE Operationnel
Pour gérer le service après-vente il doit se rapporter aussi bien avec les Opérateurs qui travaillent de manière directe sur les machines, qu’avec les Responsables de Production et de plus en plus souvent avec le bureau des achats. Marco est appelé ou reçoit des e-mails de personnes de différents départements, de sorte que de plus en plus souvent, c’est Marco qui doit se rappeler d’avoir déjà été contacté par cette entreprise pour une demande et vérifier manuellement ou même par cœur ce qui lui a déjà été demandé.
Ces dynamiques font perdre beaucoup de temps à Marco, qui a souvent du mal à évaluer correctement les Demandes, ce qui lui fait chercher sur Google un Application Web qui pourrait l’utiliser lui et ses Clients, où écrire tout ce qui lui est demandé avec le détail du Client, du Référent du Client qui fait la Demande et la référence à la machine.
LA SOLUTION proposée
Il a apprécié la simplicité des interfaces et le système Web Ticketing intégré qu’il a prouvé en simulant d’être son client.
Il a été satisfait de l’essai et a activé le Cloud annuel pour D-TEC pour 6 Utilisateurs ( 5 techniciens et l’admin), mais nous a également contacté pour demander une personnalisation sur la partie Web du Ticketing.
Il nous a en effet raconté les dynamiques de gestion qu’il gère à la main et nous avons ainsi compris que son exigence était celle de modifier les paramètres de base du Ticketing pour faire en sorte que tous les contacts enregistrés dans le Carnet d’Adresses des Clients, puissent voir, toutes les demandes déjà téléchargées par les collègues, à la fois le détail et le statut requis.
Marco a confirmé l’efficacité de la solution proposée et convenu sur le travail, nous avons effectué les modifications côté options et réglages des tables ticketing et à faire une extension côté serveur sur le système des paramètres d’accès au service web.
Nous avons ajouté un nouveau champ de liste dans lequel Marco a inséré les types de demande en le définissant comme un champ obligatoire parmi les autres champs de Ticket_field afin que chaque demande que Marco reçoit a également attribué le type.
Après 15 jours la Personnalisation est terminée et nous avons fourni à Marco le Lien au Système Ticketing auquel doivent se connecter ses Clients pour insérer leurs demandes. Marco a partagé le lien vers le Web Ticketing avec ses Clients plus grands et a inséré dans la nouvelle section de D-TEC Carnet d’adresses, tous les noms de ses référents, complétant ainsi le Carnet d’adresses mail mis à jour.
LE TICKETING LIÉ AU CARNET D’ADRESSES CLIENTS
PROBLEME RESOLU
- les Interlocuteurs peuvent saisir les demandes et voir celles déjà envoyées par les collègues pour le Client
- chaque demande peut être mise à jour et étendue par tous pour le même Client
-
Sur la liste Ticket, il est possible de regrouper et de filtrer toutes
les demandes reçues par le même Client, tout en maintenant l’affichage
de la liste des demandes individuelles
LES AVANTAGES
LES AVANTAGES
- réduction de 90% des délais de vérification et de contrôle des demandes envoyées par des collègues d’autres départements
- on évite la duplication des demandes car ceux qui introduisent la nouvelle demande peuvent voir celles déjà présentes
- imputation certaine du type de demande parce que le client doit obligatoirement sélectionner la nécessité
Cas D'etude - Web Ticketing avec Photos attachées dans les Demandes d'Assistance
Cas D'etude - Web Ticketing avec Photos attachées dans les Demandes d'Assistance
Pour les entreprises qui ont besoin de contrats de service continu et d’interventions rapides
Les Besoins du Clients
Les Besoins du Clients
Tout a commencé avec Stefano della Gas Impianti qui reçoit en permanence des appels et whatsapp de clients pour des assistances, des rapports de dysfonctionnements d’installations, des entretiens périodiques. Stefano n’enregistre pas dans la rubrique qui a appelé, il perd la trace des chats whatsapp et est obligé de faire une inspection pour voir l’état réel des dommages. Ces opérations prennent beaucoup de temps et créent le chaos dans l’organisation.
Nous avons activé pour Stefano notre service Web du Ticketing intégré dans le Management D-TEC, qu’il utilisait déjà depuis longtemps pour organiser et attribuer les travaux à ses Techniciens.
Nous avons également activé la gestion des Photos et des Pièces Jointes dans le système Web Ticketing afin que les Clients puissent envoyer le plus d’informations et de détails sur leur problème. Les champs des pièces jointes Photos ont été fixés comme champs obligatoires pour que Stefano soit tranquille qu’il recevra toujours les images du problème et qu’il évitera dorénavant d’avoir à se rendre chez le client pour une inspection.
LES AVANTAGES
LES AVANTAGES
- réduction de 80% des temps de gestion sur le Client pour l’avertir et le mettre à jour
- élimination des erreurs verbales dues aux appels téléphoniques
- la traçabilité de toutes les demandes reçues afin de ne plus en oublier une
LE WEB TICKETING DE D-TEC A RESOLU
LE WEB TICKETING DE D-TEC A RESOLU
- Stefano reçoit un e-mail de notification chaque fois qu’une nouvelle demande arrive
- le Web Ticketing envoie des emails automatiques au Client lorsque l’Entreprise gère la demande
- la Société évite les visites pour vérifier le problème personnellement mais utilise les photos pour approfondir le type d’intervention à effectuer
- le Client est informé automatiquement de l’avancement de la demande
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